Zásady ochrany osobních údajů

Účinné od 6. září 2026

Tyto zásady vysvětlují, jak Rosteme Academy zpracovává osobní údaje zájemců, účastníků aktivit a zákonných zástupců dětí. Vztahují se na přihlášky, komunikaci a aktivity zajišťované Rosteme Academy i na používání tohoto webu.

1. Kdo je správcem údajů

Správcem je ROSTEME ACADEMY s.r.o., IČO 24022233, se sídlem Železnobrodská 595/8, 197 00 Praha 9 – Kbely, zapsaná u Městského soudu v Praze, oddíl C, vložka 437091. Kontaktní osobou je Jan Spilka. V otázkách osobních údajů nás kontaktujte na jan@rosteme.com, telefonicky na +420 606 871 560 nebo písemně na adrese sídla.

2. Jaké údaje zpracováváme a proč

Údaje získáváme zejména přímo od vás; údaje o dítěti od jeho zákonného zástupce. Požadovaný rozsah se liší podle aktivity. Ne všechny níže uvedené údaje jsou vyžadovány v každé přihlášce.

Dotazy a organizační komunikace: jméno, e‑mail, telefon a obsah zpráv potřebujeme k vyřízení požadavku a domluvě. Právním důvodem je jednání o smlouvě nebo její plnění podle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR; u ostatních dotazů oprávněný zájem na vyřízení komunikace podle písm. f).
Přihlášky a účast: jméno a příjmení účastníka, datum narození, podle potřeby adresa, kontaktní údaje, údaje zákonného zástupce, zvolená aktivita a nezbytné organizační informace slouží k vyřízení přihlášky, evidenci účasti a zajištění programu. U smluvní strany jde o plnění smlouvy. Je-li smluvní stranou rodič, běžné údaje dítěte zpracováváme v nezbytném rozsahu na základě oprávněného zájmu na zajištění objednané aktivity.
Platby a účetnictví: údaje o plátci, úhradách a účetních dokladech zpracováváme pro plnění smlouvy a zákonných účetních a daňových povinností podle čl. 6 odst. 1 písm. b) a c) GDPR.
Ochrana práv: vybrané doklady a komunikaci potřebné pro řešení reklamací, úrazů nebo sporů zpracováváme na základě oprávněného zájmu na uplatnění a obhajobě právních nároků podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR.

3. Zdravotní údaje a individuální potřeby

Pro bezpečnou účast mohou být důležité informace o alergiích, užívaných lécích, pohybových či jiných zdravotních omezeních a individuálních potřebách. Uvádějte pouze informace nezbytné pro konkrétní aktivitu, nikoli podrobnou anamnézu nebo nesouvisející diagnózy.

Rutinní zpracování těchto zdravotních údajů pro přizpůsobení péče vyžaduje samostatný výslovný souhlas účastníka nebo zákonného zástupce podle čl. 6 odst. 1 písm. a) a čl. 9 odst. 2 písm. a) GDPR. Tyto zásady ani souhlas s podmínkami účasti takový souhlas nenahrazují. Souhlas lze odvolat na jan@rosteme.com. Pokud bez určité informace nelze bezpečně zajistit konkrétní potřebu účastníka, projednáme individuální možnosti.

Při skutečné mimořádné zdravotní situaci lze nezbytné údaje předat poskytovateli zdravotních služeb podle okolností a příslušného právního důvodu. U zdravotních údajů nezbytných pro řešení právních nároků se uplatní také čl. 9 odst. 2 písm. f) GDPR.

4. Pojištění účastníků

U některých aktivit zpracováváme také údaje pro pojištění a případné ošetření, včetně kódu zdravotní pojišťovny a v odůvodněných případech rodného čísla. Pokud pro konkrétní aktivitu zajišťujeme pojištění účastníků, předáváme pojišťovnám zajišťujícím toto pojištění pouze údaje nezbytné pro jeho sjednání, správu nebo vyřízení pojistné události.

Rodné číslo lze vyžadovat a využívat jen při doložené nezbytnosti a splnění podmínek zákona č. 133/2000 Sb., zejména jeho § 13c, a GDPR. Podle konkrétní situace musí existovat zákonné oprávnění nebo odpovídající souhlas nositele rodného čísla či jeho zákonného zástupce. Samotné zveřejnění těchto zásad ani možnost budoucího ošetření neopravňují k plošnému sběru rodných čísel. Rozsah a podmínky poskytnutí údajů musí odpovídat konkrétnímu pojištění.

5. Fotografie

Pořizování a používání identifikovatelných fotografií pro rodičovská alba a propagaci řešíme odděleně od přihlášení na aktivitu. Souhlas a svolení k užití podoby musí vymezit konkrétní účel a způsob použití. Odmítnutí fotografování pro tyto účely nemá vliv na účast.

Alba pro účastníky a rodiče: pro sdílení prostřednictvím Google Drive stanovujeme omezený přístup pro konkrétní e‑mailové adresy a dobu nejvýše 12 měsíců od skončení aktivity nebo příslušného pololetí.
Propagace Rosteme: použití na webu, sociálních sítích nebo v tištěných materiálech se řídí samostatným souhlasem pro příslušný způsob použití, nejvýše na 5 let od jeho udělení. Další použití po uplynutí této doby vyžaduje nový odpovídající souhlas.

Souhlas můžete odvolat na jan@rosteme.com. Odvolání neovlivní zákonnost předchozího zpracování. Po odvolání ukončíme další používání dotčených fotografií a odstraníme je z námi spravovaných online výstupů. Již rozdané tiskoviny nelze vzít zpět; veřejné fotografie mohou kopírovat také jiné osoby. Nově stanovené lhůty nerozšiřují dřívější souhlasy ani nepovolují použití, které jimi nebylo pokryto.

6. Nabídky aktivit a newsletter

Pro zasílání nabídek na základě souhlasu stanovujeme dobu 5 let od udělení souhlasu, nejdéle do jeho odvolání. Souhlas musí být dobrovolný, samostatný a nesmí být předem zaškrtnutý. Odhlášení musí být možné odkazem v každé zprávě nebo na jan@rosteme.com. Bez nového souhlasu se tato doba automaticky neprodlužuje.

Samotný dotaz nebo přihláška nepředstavují souhlas s newsletterem. Souhlas s nabídkami Rosteme nezahrnuje předání kontaktů pro vlastní marketing partnerů. Jednorázová žádost o upozornění na termíny tábora slouží pouze k zaslání vyžádané informace; po splnění účelu kontakt pro tento účel dále neuchováváme. Tyto zásady samy nikoho do rozesílky nepřihlašují.

7. Doba uchování údajů

Běžná korespondence: po dobu potřebnou k vyřízení dotazu a navazující organizaci, nejdéle 3 roky od vyřízení požadavku nebo ukončení příslušné aktivity. Nepotřebné zprávy mažeme dříve.
Běžné údaje z přihlášek: po dobu účasti a následně nejvýše 3 roky od skončení aktivity a vypořádání plateb, podle toho, co nastane později. Zachováváme pouze údaje potřebné pro doložení účasti, plateb a ochranu nároků; otevřená platba neodůvodňuje uchování všech odpovědí.
Zdravotní údaje: pouze po dobu nezbytnou pro bezpečnou účast. Po skončení aktivity nebo pololetí posoudíme potřebnost a nepotřebné údaje bez zbytečného odkladu odstraníme samostatně z přihlášky i navazujících evidencí. Totéž platí při odvolání souhlasu, pokud neexistuje jiný konkrétní zákonný důvod uchování.
Pojistné údaje: po dobu potřebnou pro sjednání a trvání pojištění, případně vyřízení pojistné události a souvisejících nároků. Rodná čísla neponecháváme automaticky po celou dobu uchování běžné přihlášky.
Účetní dokumenty: podle příslušných zákonných lhůt, zpravidla 5 let u účetních dokladů a 10 let u účetních závěrek, počítáno od konce příslušného účetního období. U daňových dokladů, na které se vztahuje zákon o DPH, se uplatní příslušná desetiletá lhůta.
Fotografie a newsletter: podle lhůt a podmínek uvedených výše a konkrétního souhlasu.

Pokud konkrétní dokument potřebujeme pro splnění zákonné povinnosti nebo probíhající právní nárok, uchováme pouze nezbytný rozsah po dobu trvání tohoto důvodu. Minimální záznam o souhlasu či odhlášení lze uchovat odděleně pro doložení oprávněnosti zpracování a respektování odhlášení; neslouží k dalšímu marketingu.

Pravidla výmazu se vztahují také na pracovní kopie a exporty. Odstranění ze záložních systémů může následovat v technickém cyklu poskytovatele; zálohy neslouží k prodloužení běžného používání údajů. Podmínky Google u neobnovitelného smazání zákazníkem stanovují odstranění z jeho systémů co nejdříve, nejvýše do 180 dnů, s výhradou zákonných povinností.

8. Přístup k údajům a příjemci

K údajům mají přístup pověřené osoby Rosteme. Lektoři a vedoucí mají přístup pouze k údajům účastníků své aktivity a v rozsahu potřebném pro její zajištění. Jsou písemně zavázáni k mlčenlivosti a pravidlům zacházení s osobními údaji.

Pro provoz využíváme hosting ACTIVE 24, firemní Google Workspace včetně Google Forms, Tabulek, Disku a e‑mailu a služby externí účetní. Tito poskytovatelé mohou mít přístup v rozsahu nezbytném pro poskytování služby. Účetnictví nevyžaduje zpřístupnění zdravotních odpovědí nebo fotoalb. Údaje mohou v nezbytných případech obdržet také pojišťovny, poskytovatelé zdravotních služeb, právní poradci a orgány veřejné moci, pokud existuje odpovídající právní důvod.

Spolupracujeme s Lesní mateřskou školou Zahrádka Troja, IČO 17109132, Na Farkách č. ev. 92, 172 00 Praha-Troja. Pro zajištění společné nebo partnerské aktivity jí mohou být předány potřebné identifikační a kontaktní údaje; zdravotní údaje pouze v nezbytném rozsahu a při splnění podmínek pro jejich zpracování. Pokud partner zajišťuje vlastní organizaci, evidenci a komunikaci a sám určuje účely a prostředky zpracování, odpovídá za toto zpracování jako samostatný správce. Samotné konání akce v jeho prostorách neznamená, že potřebuje všechny údaje z přihlášky. U aktivity jiného pořadatele musí být konkrétní příjemce a účel předání sdělen před odesláním přihlášky.

9. Cloudové služby a předávání mimo EHP

Při využívání služeb Google mohou být údaje zpracovávány také mimo Evropský hospodářský prostor, včetně USA, společnostmi skupiny Google a jejich dílčími zpracovateli. Google ve svých podmínkách pro tato předání upravuje použití příslušných rozhodnutí o odpovídající ochraně, včetně rámce EU–USA pro certifikované subjekty, nebo standardních smluvních doložek Evropské komise podle konkrétního předání.

Podrobnosti a text záruk jsou dostupné v dodatku Google o zpracování údajů, v seznamu dílčích zpracovatelů a v informacích Google o předávání údajů. O informace o zárukách vztahujících se k vašim údajům a jejich kopii můžete požádat na jan@rosteme.com. Podmínky hostingu a zpracování uvádí ACTIVE 24.

10. Jaká máte práva

Za podmínek GDPR můžete požadovat přístup k údajům, jejich opravu, výmaz nebo omezení zpracování. U automatizovaného zpracování založeného na souhlasu nebo smlouvě máte v příslušném rozsahu právo na přenositelnost. Proti zpracování založenému na oprávněném zájmu můžete vznést námitku z důvodů své konkrétní situace; proti přímému marketingu můžete namítat kdykoli. Máte také práva související s rozhodováním založeným výhradně na automatizovaném zpracování podle čl. 22 GDPR, pokud by se na vás takové rozhodování vztahovalo.

Souhlas lze kdykoli odvolat, aniž tím bude dotčena zákonnost předchozího zpracování. Výmaz nemusí být možný u údajů, které nadále potřebujeme z jiného zákonného důvodu. Žádosti posílejte na jan@rosteme.com. Vyřídíme je bez zbytečného odkladu, zpravidla nejpozději do jednoho měsíce. Při zákonem dovoleném prodloužení nejvýše o další dva měsíce vás během prvního měsíce informujeme o důvodech.

Stížnost můžete podat u Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7.

11. Poskytnutí údajů a cookies

Údaje označené v přihlášce jako nezbytné potřebujeme pro její vyřízení a zajištění účasti. Bez potřebných identifikačních a kontaktních údajů nemusí být možné přihlášku vyřídit. Dobrovolné souhlasy s fotografiemi nebo nabídkami nejsou podmínkou účasti. Konkrétní případná zákonná povinnost poskytnout údaje musí být odlišena od smluvního požadavku.

Technické údaje, například IP adresa, informace o prohlížeči a bezpečnostní záznamy, mohou být zpracovávány pro provoz a ochranu webu na základě oprávněného zájmu. Pro nepovinné cookies se uplatní vaše volba v cookie liště. Podrobnosti o cookies a souvisejících službách najdete v Zásadách cookies.

Tyto zásady můžeme aktualizovat při změnách služeb nebo způsobů zpracování. Aktualizace sama nerozšiřuje již udělený souhlas; vyžaduje-li nový účel nový souhlas, musí být získán samostatně.